alat kearsipan dan fungsinya

Alat Kearsipan Dan Fungsinya

1.      Filing Cabinet

Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

 

2.      Rotary

Rotary filing  adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

 

3.      Lemari Arsip

Fungsi : Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

 

4.      Rak  Arsip

Fungsi : Tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping)

 

5.      Map Arsip

Fungsi :  untuk menyimpan lembar-lembar surat. 

 

6.      Stopmap Folio

Fungsi : Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif.

 

7.      Snelhecter

Fungsi :Untuk menyimpan berkas / arsip yang umumnya menyimpan arsip yang inaktif dan juga arsip aktif

 

8.      Folder

Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

 

9.      Hanging Folder

Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Fungsi : untuk menyimpan berkas atau surat-surat.

 

10.  Guide

Fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm dan sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder / arsip yang ada di belakangnya, dan jumlahnya sebanyak pembagian pada sub masalah.

 

11.  Ordner

Fungsi untuk membantu dalam mem-filing serta merapikan dan melindungi dokumen penting dari cara penyimpanan yang salah.

 

12.  Stapler

Fungsi :  untuk menyatukan / membendel sejumlah kertas, sesuai dengan kemampuan dan bentuk stapler 

 

13.  Perforator

Fungsi  untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.

a.       Perforator dengan satu pelubang, berfungsi untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b.      Perforatordengan dua pelubang, berfungsi untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.       Perforatordengan lima pelubang, berfungsi untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

 

14.  Numerator

Fungsi : untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 

 

15.  Box Arsip

Fungsi :  untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

 

16.  Alat Sortir

Fungsi untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.  

 

17.  Label

Fungsi : untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

 

18.  Tickler File

Fungsi :  

a.       Alat pengingat bagi petugas arsip

b.      Menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. 

c.       Menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. 

 

19.  Car Dex (Card Index) Cabinet

Fungsi : Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

 

20.  Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

 

21.  Alat Penyimpan Khusus

Fungsi : Menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.