seputar otomatisasi kantor

Otomatisasi merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki system kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Otomatisasi adalah pengguna mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Hal ini menunjukan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya computer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan computer tertentu saja dengan tetap memperhatikan kesesuaiannya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

     Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan, seperti pencatatan, pembuatan, dan pengolahan naskah (wordprocessing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengolahan database, melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment) presentasi; konrespondensi,dokumentasi dan sebagainya.

     Dengan demikian, otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan  tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis, khususnya computer. Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat computer untuk keperluan perkantoran.

     Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elekronis (electronicofficele-office). perkantoran eleltronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokan (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara nomor 12/KEP/M.Pan/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

     Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.

     Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah wordprocessing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST), yaitu mesin keeik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkan dalam pita magnetic secara otomatis.

Tujuan dan Manfaat Otomatisasi Administrasi Perkantoran.

     Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.

     Manfaat otomatisasi perkantoran dapat dirinci sebagai berikut.

1.       Pendapatan yang lebih tinggi dan menutunkan biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.       Pemecahan masalah kelompok. Otomatisasi kantor memungkinkan para manajer atau staf berkomunikasi dengan lebih mudah dimanapun mereka berada, sehingga biasa menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.

3.       Perlengkapan bukan pengganti. Sebagai suatu cara berkomunikasi, otomatisasi memiliki keterbatasan. Otomatisasi perkantoran tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional yang mencakup percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Dampak positif dan negative otomatisasi Administrasi perkantoran.

     Dampak dari otomatisasi perkantoran yang merupakan dampak baik maupun dampak buruk antara lain sebagai berikut.

a.       Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia

b.      Pengurangan jumlah karyawan, karena adanya otomasi perkantoran

c.       Lowongan kerja semakin sedikit, karena dengan menggunakan otomasi perkantoran

d.      Kecenderungan bekerja dirumah

e.      Membuat karyawan melas atau bergantung pada mesin dan teknologi.

f.        Membutuhkan biaya yang cukup besar untuk investasi awal karena otomasi perkantotan memerlukan peralatanyang digunakan untuk menjalankan aktivitas perusahaan.

g.       Fleksibilitas, maksudnya pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerja yang biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.

h.      Resepsionis dapat lebih banyak meluangkan waktu utuk melayani klien

i.         Paperless, yaitu tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital

     Perencanaan penerapan otomatisasi perkantoran yang baik dengan memperhatikan seluruh aspek terkait dapat meminimalisasi dampak buruk dan meningkatkan dampak baik dari otomatisasi. Sehingga, otomatisasi bukan hal yang harus dihindari karena dampak buruknya tetapi perlu direncanakan dan dipersiapkan dengan baik dalam penerapannya.