ETIKA MENERIMA TAMU

Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
  • Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
  • Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu
Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitanlangsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
– buku tamu
– kartu pengenal tamu
– majalah/koran
– brosur/katalog perusahaan
– tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu
3. a) Jangan membeda-bedakan tamu
4. b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
5. c) Apabila tamu datang segera sambut
6. d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak sopan.
7. e) Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
8. f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam
9. g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di ruangantamu yang sudah disediakan oleh

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

1. a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat
2. b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.
3. c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
4. d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
5. e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.
Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepadatamu.
5.  Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa olehtamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya:
Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian
2. Tamu tak dikenal
3. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu denganlengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamubersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk memprioritaskanpenerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukanpimpinan
5. Anggota keluarga atau teman atasan
6. Tamu yang tak diingikan
7. Pramuniaga atau salesman
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris