Kearsipan
berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
2.1. Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a)
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
b) Sistem
penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana
diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2.2. Menurut Ensiklopedi
Administrasi
a)
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem
penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang
teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi dapat
disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan
mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem
tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Sedangkan pengertian arsip adalah.secara etimologi kata arsip
berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat
atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir
orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat
itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan.
Kata arsip
dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk
mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita
mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat
dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1.1. Menurut Ensiklopedi
Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap
warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan
dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan
yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi
suatu keperluan.
b) Tempat
dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian
yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation
(kantor arsip).
1.2. Menurut Undang-Undang No. 7
tahun 1971, arsip adalah:
a)
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b)
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1.3. Menurut Lembaga Administrasi
Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah
segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah
atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
1.4. Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai
nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah
mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro
film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk
dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
dengan cepat dan tepat.
C. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis
arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi
4 yaitu:
a. Arsip
kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai dan rekaman prestasi.
b. Arsip
keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
c. Arsip
pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan dan daftar harga.
d. Daftar
pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport dan transkip mahasiswa.
3.2. Arsip
menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk
dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya,
arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat,
contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita
rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact
disk
f. Flast
disk
3.3. Arsip
menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan
kegunaannya ada 7 macam, yaitu:
a. Arsip
bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip
bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi,
surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip
bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran,
akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip
bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar foto dan peristiwa
e. Arsip
bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip
bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip
bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran dan program pelajaran
3.4. Arsip
Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut
kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:
a. Arsip tak
berguna, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip
berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan
surat pesanan barang
c. Arsip
penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,
buku kas dan daftar gaji
d. Arsip
vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan
fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
a. Arsip
dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip
statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat
Pengolahannya.
Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau
tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab,
dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip
pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional
pusat di Jakarta.
b. Arsip
unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota
propinsi.
3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan
pada tingkat keaslian dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip
asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan
dokumen utama.
b. Arsip tembusan,
yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya
bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan
dokumen asli.
c. Arsip
salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan
kekuatan hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2
macam:
a. Arsip
autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi
arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti
hukum yang sah.
b. Arsip
tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil
print komputer.
D. Ruang
Lingkup Arsip
Ruang
lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1.
penciptaan dan penerimaan warkat
2.
Pengumpulan dan penerimaan warkat
3.
pengendalian warkat
4.
pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5.
penyimpanan warkat/arsip
6.
Pemusnahan arsip
E. Nilai
Guna Arsip
Nilai guna
arsip menurut para ahli:
5.1. Menurut The Liang Gie, nilai
guna arsip adalah:
a. Nilai
Kegunaan Administrasi
Seorang
pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang
dihadapi dengan sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk
dapat membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan atas
peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan
untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat
mempunyai nilai kegunaan administrasi.
b. Nilai
Kegunaan Hukum
Apabila
timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat
dapat pula digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c. Nilai
Kegunaan Keuangan
Warkat
mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu
dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.
d. Nilai
Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu
warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau
haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.
e. Nilai
Kegunaan Organisasi
Sesuatu
warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
f. Nilai
Kegunaan Sejarah
Warkat dapat
pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan
peristiwa yang terjadi pada masa lampau.
g. Nilai
Kegunaan Penelitian
Warkat dapat
berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut
atau bahan penelitian.
h. Nilai
Kegunaan Penerangan
Warkat dapat
berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.
5.2. Menurut
Ensiklopedia Administrasi
Pada
pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:
a. Guna
informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau
peristiwa
b. Guna
yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
c. Guna
historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau
agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
d. Guna
ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau
penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.
5.3. Menurut
Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau
dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan
pada kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai
Guna Primer
Nilai guna
primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai
guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip
2) Nilai
guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti
yang mempunyai kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah
3) Nilai
guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal
ihwal yang menyangkut keuangan
4) Nilai
guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan
teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil
penelitian murni atau terapan.
b. Nilai
Guna Sekunder
Nilai guna
sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur
apakah berkas, data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan
ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna sekunder meliputi:
1) Nilai
guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untk menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang
mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian
dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya,
seperti mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
0 komentar:
Posting Komentar